Assistant de direction

24 octobre 2018
L’optimisation de la gestion de l’activité d’une direction est la mission première de l’assistant de direction. Facilitateur, il accompagne le directeur avec lequel il collabore dans la conduite de ses missions. Rigoureux, discret et réactif, il se distingue par son sens du service.
Bloc(s) de contenus: 

Mission

L’assistant de direction collabore étroitement avec un directeur ou un responsable de service. Il seconde le dirigeant au sens large pour optimiser la gestion de son activité et faciliter la mise en œuvre de sa mission. Il prend en charge les tâches organisationnelles et résout les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du dirigeant.

Activité

Au quotidien, les domaines d’intervention principaux de l’assistant de direction sont les suivants :

La gestion de dossiers touchant à l’organisation et à la communication interne et externe de l’entreprise

  • Organiser le planning d'un responsable et ses déplacements professionnels
  • Préparer et organiser des réunions
  • Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
  • Réaliser un suivi d'activité
  • Organiser des actions de communication
  • Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
  • Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision

La prise en charge du secrétariat au quotidien

  • Traiter le courrier, gérer le ou les agenda(s) et qualifier les appels
  • Archiver et classer les documents, les dossiers
  • Rédiger les notes, les rapports, les compte-rendu de réunions
  • Accueillir une clientèle
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.)
  • Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Assurer l’interface entre le responsable et ses interlocuteurs

Compétences et qualités

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Techniques de prise de notes et de numérisation
  • Veille informationnelle
  • Organisation d'évènements
  • Gestion administrative des dossiers du personnel
  • Capacité d’organisation et de gestion du temps
  • Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
  • Rigueur et objectivité
  • Sens de la communication et du service
  • Réactivité
  • Discrétion, respect de la confidentialité

Formation (diplôme et formation(s) proposé(es) en interne)

Bac +2 (BTS/DUT) avec ou sans expérience professionnelle.

Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique...) en secrétariat.

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